La dématérialisation prend enfin tout son sens …
Dans cette période où le télétravail nous oblige à revoir notre mode de fonctionnement, la dématérialisation s’ancre dans le quotidien des lieux de séminaire à Lyon
L’Hermitage de Moly, espace de séminaire à Lyon, comme de nombreuses entreprises a déjà entamé cette démarche avec l’agenda partagé et l’envoi de factures dématérialisées mais il reste encore du chemin pour faire gagner du temps aux clients et aux collaborateurs avec la signature électronique et le partage de l’information documentaire.
Le confinement a démontré qu’un grand nombre d’entreprises autour de Lyon étaient d’ores et déjà dématérialisées puisqu’elles ont réussi à basculer en mode télétravail en quelques heures, pour ce qui concerne les postes administratifs et tertiaires.
Les outils informatiques de base (CRM, ERP, comptabilité, …) ont été accessibles à distance, le mail a permis de déclencher des processus de demandes d’actions à ses collaborateurs.
Mais cette période a également révélé des manques criants ; des processus ou actions pas ou mal dématérialisés qui ont ralenti ou même bloqué le fonctionnement de certaines organisations.
Essayons de lister ces « points douloureux » de la dématérialisation :
- Le papier tout d’abord
Il reste encore une masse importante d’information qui entre dans les organisations en format papier. Il faut évidemment la numériser mais ensuite, que doit-on faire du papier et comment faire circuler ces documents numérisés ? - La signature ensuite…
Que ce soit une commande vers un fournisseur, un contrat de travail, …, comment éviter d’avoir à imprimer ce papier pour le signer puis le RE-scanner avant de l’envoyer par mail, en doublant cet envoi d’un envoi papier ? - Et surtout l’accès et la sécurité
Lorsque toute l’information documentaire est enfin numérisée, comment s’assurer que quiconque dans l’organisation y accède de façon efficace et sécurisée, sans avoir à demander à son voisin de bureau où se trouve l’information pertinente ? Il n’est pas toujours disponible, il peut être en séminaire d’entreprise sur Lyon ou tout simplement en télétravail.
Aujourd’hui les normes sont enfin stabilisées et il est donc possible d’utiliser des outils simples et efficaces pour dématérialiser les processus actuellement physiques, avec la même sécurité juridique et tous les avantages du numérique.
La société EFALIA spécialiste de la dématérialisation avec ses solutions Multigest, Workey et Appic est là pour vous accompagner dans l’ensemble des actions suivantes :
- Augmenter la rapidité de la recherche des documents
- Sécuriser l’archivage
- Permettre l’accès simultané à plusieurs intervenants
- Baisser les coûts papier
- Diminuer les mètres carrés de stockage
